Jak przeprowadzić rzetelny audyt w firmie?
By Audyt wewnętrzny jest narzędziem nierozerwalnie związanym z funkcjonowaniem firmy. Zazwyczaj wywołuje u pracowników niepewność. Rzadziej skłania do refleksji na tym, jakie jest jego znaczenie i jakie korzyści przynosi funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Tymczasem dobrze przeprowadzony audyt to nie tylko korzystna inwestycja, ale środek właściwie niezbędny do tego, by firma mogła się rozwijać, a tym samym przynosić coraz większe zyski.
Czym jest audyt i dlaczego się go przeprowadza?
Audyt to niezależna weryfikacja tego, co dzieje się wewnątrz firmy. Jego istotą jest systematyczna ocena organizacji bądź jednego z jej sektorów. Może więc odnosić się do niej jako całości, ale też dotyczyć określonego systemu, komórki organizacyjnej, pojedynczego projektu, produktu lub serii produktów. Polega na badaniu ich pod kątem zgodności z określonym punktem odniesienia (np. normami, standardami, przepisami prawa, wewnętrzną polityką firmy). Pomaga korporacji w osiąganiu jej celów. Ocenia i doskonali skuteczność procesów i zarządzania ryzykiem. Innymi słowy, pozwala firmie rozwijać się, doskonalić i unikać błędów. Dodatkowo pozytywny wynik audytu pomaga w kształtowaniu dobrego wizerunku firmy, buduje obraz rzetelnego i wiarygodnego partnera.
Jak często wykonuje się audyt?
Profesjonalnie przeprowadzany audyt jest przede wszystkim systematyczny. Jego częstotliwość jest starannie dopasowana do indywidualnego charakteru przedsiębiorstwa, procesu czy komórki organizacyjnej. Wynika ona ze statusu, wagi i ryzyka związanego z badanymi obszarami. Jednocześnie przyjmuje się, że nie powinien być przeprowadzany rzadziej niż raz w roku. Przykładowo dla elementów strategicznych czy powodujących najwięcej strat audyt przeprowadza się częściej. W mniej istotnych i narażonych na ryzyko obszarach można stosować go rzadziej. Ponadto zaleca się, żeby zawężać zakres audytu (np. z całego działu korporacji do poszczególnego projektu), a zwiększać jego częstotliwość.
Jak dobrze zrealizować audyt?
Planując audyt, trzeba pamiętać o jego 3 głównych cechach. Powinien on być systematyczny, niezależny i udokumentowany. Oprócz tego każdy powinien być poprzedzony planem – tzw. programem audytu, który określa, jaki obszar, dlaczego, jak często i według jakich kryteriów chcemy kontrolować. Audyt kończy się raportem, który dokumentuje jego przebieg oraz wskazuje na zaobserwowane mocne strony i szanse, a także niezgodności i zagrożenia. Może zawierać rekomendacje dla badanej firmy, ale nie wskazuje gotowych rozwiązań, raczej sugeruje określone podejście. Poza samym audytem niezbędne są też działania poaudytowe, które polegają na ustaleniu kroków korygujących, ich realizacji i nadzorowaniu.
Zaplanowanie i przeprowadzenie powyższych działań wymaga dużej wiedzy i staranności. Dodatkowym utrudnieniem jest wymóg niezależności, który ciężko osiągnąć, jeżeli audytu podejmuje się osoba ze środowiska firmy. Trudno jest zachować obiektywizm, oceniając efekty własnej pracy. Wobec wielu aspektów podchodzi się wtedy zbyt łagodnie bądź zbyt surowo. W dodatku łatwo przeoczyć problemy, które są tak oczywiste, że stają się niezauważalne. Dlatego częstą praktyką jest zlecanie audytu firmom zewnętrznym. Dysponują one nie tylko gronem specjalistów, ale gwarantują też dużo wyższy obiektywizm.
Usprawnienie audytu dzięki rozwiązaniom IT dla biznesu
Dodatkowym narzędziem podnoszącym jakość audytu, mogą być specjalistyczne systemy czy oprogramowania wspierające procesy w firmie. Pomagają one uporządkować dziesiątki dokumentów, które powstają zarówno przed, w trakcie, a także po samym audycie. Ułatwiają też koordynację działań i monitorowanie realizacji zadań poaudytowych. Przykładem takiego narzędzia jest FlexiControl. Jest to rozbudowany program, ale dzięki temu posiada wiele funkcji, które można wykorzystać w obszarze zarządzania. Pozwala na przykład zbierać i archiwizować dokumenty, przygotowywać raporty, kontrolować status wdrożeń rekomendacji czy zaplanować kolejne audyty.
Bez względu na skojarzenia, jakie budzi audyt, nie należy bagatelizować jego znaczenia. Kontrola przeprowadzona w sposób profesjonalny przynosi oczywiste korzyści, które składają się na zasoby firmy. Zaakceptowanie tego faktu jest konieczne do zapewnienia konkurencyjności przedsiębiorstwa.