Harmonogram projektu badawczego a moment zgłoszenia patentowego

Kiedy w harmonogramie projektu badawczego umieścić zgłoszenie

Pytanie o termin zgłoszenia pada zwykle za późno, bo zespół traktuje ochronę jako czynność końcową, wykonywaną po zamknięciu prac. Tymczasem moment zgłoszenia wyznaczają wydarzenia rozsiane po całym harmonogramie: prezentacje na konferencjach, publikacje, pokazy prototypu u potencjalnego odbiorcy oraz raporty składane instytucji finansującej. Zasada porządkująca jest przy tym prosta, bo zgłoszenie powinno wyprzedzać pierwsze publiczne ujawnienie rozwiązania.

Zdarzenia, które nanosi się na kalendarz projektu

Każde upublicznienie rozwiązania staje się częścią stanu techniki i może przekreślić jego nowość, także wtedy, gdy ujawnienia dokonał sam twórca. Przed ustaleniem terminu zgłoszenia opłaca się więc zebrać w jednym miejscu wszystko, co wiąże się z pokazaniem rozwiązania na zewnątrz.

Lista bywa dłuższa, niż zakłada kierownik projektu, i zwykle obejmuje cztery grupy zdarzeń.

1. Konferencje i targi, na których zespół planuje wystąpienie lub stoisko.
2. Planowane publikacje naukowe, w tym prace dyplomowe powstające przy projekcie.
3. Prezentacje dla inwestorów i odbiorców, jeżeli nie są objęte umową o poufności.
4. Terminy raportów oraz obowiązki informacyjne wynikające z umowy o dofinansowanie.

Za wcześnie też bywa problemem

Zgłoszenie złożone na bardzo wczesnym etapie prac obejmuje rozwiązanie w takim kształcie, w jakim jest znane w dniu zgłoszenia. Jeżeli projekt przyniesie później istotne usprawnienia, nie wejdą one do tego zgłoszenia i będą wymagały odrębnej decyzji.

Rozstrzygnięcie polega na znalezieniu momentu, w którym rozwiązanie jest już opisane na tyle dokładnie, że da się je odtworzyć, a jednocześnie nie zostało jeszcze pokazane na zewnątrz. Ten punkt zwykle wypada w trakcie projektu, nie po jego zakończeniu, i dlatego powinien mieć swoje miejsce w harmonogramie zadań.

Rozwiązanie dojrzewające etapami

Przy dłuższych projektach zdarza się, że kolejne wersje rozwiązania mają odrębną wartość techniczną. Wtedy zamiast czekać na wersję finalną, rozważa się serię zgłoszeń obejmujących poszczególne usprawnienia. Decyzja o takim podejściu wpływa na budżet ochrony, więc zapada w rozmowie z rzecznikiem, a nie przy okazji zamykania kolejnego kamienia milowego. Przy planowaniu serii zgłoszeń liczy się też to, czy kolejne usprawnienie da się opisać samodzielnie, w oderwaniu od wersji wcześniejszej, bo od tego zależy sens odrębnego wystąpienia o ochronę.

Kto pilnuje terminów w zespole projektowym

W projektach realizowanych przez kilka podmiotów obowiązek pilnowania tych dat rozmywa się między partnerami. Kierownik naukowy skupia się na wynikach, kierownik administracyjny na rozliczeniach, a sprawa zgłoszenia zostaje bez właściciela. Wskazanie jednej osoby odpowiedzialnej za kontakt z rzecznikiem rozwiązuje ten problem tanim kosztem.

Pomocna okazuje się też krótka reguła wewnętrzna: każdy materiał opisujący rozwiązanie, który ma wyjść poza zespół, przechodzi przez jedną skrzynkę i jedną akceptację. Dotyczy to również slajdów przygotowanych naprędce na spotkanie z klientem oraz opisów wysyłanych do dostawców komponentów, bo to one najczęściej wymykają się spod kontroli.

Planowanie terminów jest częścią szerszego zagadnienia, jakim jest ochrona własności intelektualnej w projekcie dotacyjnym, obejmującego także podział praw między partnerami i analizę stanu techniki wykonaną przed złożeniem wniosku. Kalendarz zgłoszeń bez tych dwóch elementów rozwiązuje jedynie część sprawy.