Dokumentacja na śmietnikach

Afer związanych z wypłynięciem tajnych danych firm przez nieostrożność pracowników było już tak wiele, że trudno je policzyć na palcach obu rąk (i nóg!). Jedna ze świeższych spraw to ta z grudnia 2018 roku – w kontenerach na śmieci odnaleziono dokumenty pochodzące z Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Korespondencja między poszczególnymi departamentami Ministerstwa w sprawie projektów unijnych, aneksy do umów z powiatowymi centrami pomocy… Na szczęście, według Ministerstwa, nie było tam żadnych oryginałów pism. Nietrudno sobie wyobrazić, jakie konsekwencje mogą wiązać się z nieostrożnym traktowaniem dokumentów. Nadszarpnięta opinia to dopiero wierzchołek góry lodowej. Ale dlaczego tak się dzieje? Dlaczego ciągle słyszymy o tym, że ktoś wyrzucił ważną dokumentację do śmieci? „Naprawdę nie wiemy, jak mogło się to stać…” – to chyba najczęstsza odpowiedź przedstawicieli różnych instytucji, których dokumenty znalazły się na śmietnikach. Ale czy na pewno nie wiemy…? Poniżej przedstawiamy kilka możliwych przyczyn rażących zaniedbań oraz garść wskazówek, w jaki sposób można im zapobiegać.

Brak znajomości przepisów i nieprzeszkolona kadra

Cóż, nie każdy przedsiębiorca szkoli swoich pracowników w zakresie gromadzenia i przetwarzania danych oraz utylizacji dokumentów zawierających informacje poufne czy tajne. Powinniśmy systematycznie uświadamiać pracowników, że dokumentacja, nawet taka, która wydaje się mało znacząca, powinna być przechowywana w odpowiedni sposób. Tak zwana zasada czystego biurka musi obowiązywać każdego, niezależnie od stanowiska. Papiery zawierające dane osobowe, jak również wrażliwe dane firmy powinny być trzymane pod kluczem. To w pierwszej kolejności pozwoli uniknąć niechcianych kłopotów. Inną sprawą jest niszczenie dokumentacji. Tu obowiązuje nas szereg norm – nie tylko RODO, która dotyczy przetwarzania danych osobowych, ale i DIN 66399, która określa między innymi to, jak duży powinien być odpad po zutylizowaniu dokumentów. Działanie zgodnie z aktami regulującymi te kwestie z pewnością przyczyni się do podniesienia bezpieczeństwa danych firmy.

Brak niszczarek do samodzielnego niszczenia

Łatwo powiedzieć – trzeba zniszczyć dokumenty tak, żeby odbywało się to zgodnie z obowiązującymi normami. Czyli właściwie jak i czy można robić to samemu? Oczywiście najlepszym wyjściem jest zatrudnienie specjalistów zajmujących się niszczeniem zbędnych papierów (o czym niżej), ale doraźnym rozwiązaniem może być również samodzielna utylizacja dokumentów w niszczarce. Jeśli każdy pracownik będzie miał dostęp do profesjonalnego sprzętu, niszczącego dokumenty zgodnie z normą DIN 66399, wówczas ryzyko wycieku danych zmniejszy się. Wówczas każdy, kto będzie chciał się pozbyć papierów czy nawet płyt CD/DVD z poufnymi informacjami, przepuści je przez niszczarkę. Et voilà, problem z głowy!

Brak współpracy z profesjonalistami

Ale co w sytuacji, kiedy Twoja firma produkuje tak duże ilości dokumentów, że ich utylizacja w niszczarkach zajęłaby Twoim pracownikom długie, jakże cenne godziny pracy? Tu najlepszym rozwiązaniem jest zatrudnienie firmy outsourcingowej, która nie dość, że zna się na rzeczy, to jeszcze praktycznie wszystko zrobi za Ciebie. Zbierasz wszystkie niepotrzebne papiery w jednym miejscu, firma niszcząca dokumenty przyjeżdża, zabiera je od Ciebie, przewozi do swojej niszczarni, tam je utylizuje i tyle… Po stosach Twoich teczek, segregatorów, kartek papieru ani śladu. Oczywiście od takiej firmy powinieneś dostać różne poświadczenia prawidłowego przebiegu procesu, dzięki czemu będziesz mieć pewność, że wszystko zostało zutylizowane zgodnie z normami. Z takimi specjalistami możesz współpracować od czasu do czasu, ale jeśli nie radzisz sobie z narastającą dokumentacją przeznaczoną do zniszczenia, równie dobrze możesz zamówić usługę cyklicznego odbioru dokumentów. Ba, możesz nawet zamówić szafki, w których będziesz gromadził różne zbędne papiery, a profesjonaliści będą je opróżniać i przewozić do niszczenia wtedy, kiedy tylko chcesz. Brzmi kusząco? Przemyśl to!

Źródło: https://niszczeniedokumentow.eu